1. Responsable del tratamiento de sus datos

Ana Godínez Bautista, persona física con actividad empresarial, con RFC GOBA9506304W0 y domicilio en Motul #30, Lomas de Casa Blanca, C.P. 76080, Querétaro, Querétaro (en adelante, "el Responsable", "nosotros" o "iAdministrador"), es responsable del tratamiento de sus datos personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), su Reglamento y demás normativa aplicable en México.

Para cualquier asunto relacionado con sus datos personales, puede contactarnos en: privacidad@arkaeconsulting.com.

2. Doble rol: sus datos y los datos de sus clientes

Es importante distinguir dos tratamientos distintos:

• Respecto de los datos de su cuenta como asesor (nombre, correo, datos de acceso, datos de facturación), iAdministrador actúa como Responsable.

• Respecto de los datos de los clientes finales que usted captura o sube a la plataforma (incluidos RFC, beneficiarios, sumas aseguradas e información de salud o financiera), USTED es el Responsable de dichos datos, e iAdministrador actúa únicamente como Encargado, es decir, los tratamos por cuenta y orden suya, siguiendo sus instrucciones, sin apropiarnos de ellos ni usarlos para fines propios.

En su calidad de Responsable de los datos de sus clientes, usted manifiesta que cuenta con el consentimiento y el fundamento legal necesarios para tratarlos y para encomendarnos su tratamiento.

3. Datos personales que recabamos

De usted como asesor: nombre, correo electrónico, contraseña (cifrada), datos de contacto, datos de facturación y registros técnicos de acceso (dirección IP, dispositivo, fecha y hora).

De sus clientes (que usted ingresa): nombre, RFC, fecha de nacimiento, datos de contacto, beneficiarios, y datos de sus pólizas, que pueden incluir datos personales sensibles como información de salud (en seguros de gastos médicos) e información patrimonial o financiera.

De quienes agendan una cita en su página pública: cuando usted comparte su enlace de agendado, la persona que reserva escribe directamente en nuestra plataforma su nombre, su correo electrónico y, de forma opcional, su teléfono y un comentario. Esos datos se recaban directamente del titular. El detalle está en el punto 13 de este Aviso.

Datos de menores de edad: las pólizas pueden incluir a menores como asegurados dependientes o como beneficiarios, con su nombre y fecha de nacimiento. Corresponde a usted, como Responsable de esos datos, contar con el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o la tutela.

Datos sensibles: el tratamiento de datos de salud y financieros se realiza con base en el consentimiento que usted, como Responsable frente a sus clientes, debe obtener de ellos. iAdministrador aplica medidas de seguridad reforzadas para estos datos.

4. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para el servicio): prestarle el servicio de gestión de cartera de seguros; crear y administrar su cuenta; almacenar y procesar las pólizas y datos de clientes que usted cargue; generar reportes y asistencia mediante inteligencia artificial sobre su propia cartera; dar soporte; y cumplir obligaciones legales.

Envío de correos a sus clientes por cuenta suya: como parte del servicio, y según la configuración que usted elija, iAdministrador envía correos electrónicos directamente a los clientes de su cartera — felicitaciones de cumpleaños, recordatorios de pago, avisos de póliza en riesgo o cancelada, y los correos de renovación que usted dispare manualmente. Estos correos salen desde la infraestructura de iAdministrador, llevan su nombre como asesor y las respuestas llegan a su correo. Usted puede activarlos, desactivarlos o pausarlos en cualquier momento desde Configuración. Los enviamos únicamente por cuenta y orden suya, en nuestro carácter de Encargado.

Finalidades secundarias (opcionales): envío de comunicaciones sobre mejoras, novedades o información comercial del servicio. Usted puede oponerse a estas finalidades secundarias en cualquier momento escribiendo a privacidad@arkaeconsulting.com, sin que ello afecte la prestación del servicio.

5. Quién puede ver la información de su cuenta

Sus colaboradores: usted puede invitar asistentes a su propia cuenta y asignarles un nivel de permisos. Mientras estén activos, tendrán acceso a la información de sus clientes en la medida que usted determine. Es responsabilidad suya autorizar únicamente a personas de su confianza, definir sus permisos y retirarles el acceso cuando dejen de colaborar con usted. Puede consultar y modificar esa lista en cualquier momento desde Configuración.

Personal del Responsable, en modo de solo consulta: para brindarle soporte, diagnosticar fallas o cumplir obligaciones legales, personal autorizado del Responsable puede abrir la vista de su cuenta en modo de SOLO CONSULTA. Durante ese acceso el sistema impide modificar, eliminar o enviar información alguna, y quedan expresamente excluidos su contraseña, su correo de acceso, su verificación en dos pasos y las cuentas de calendario que tenga conectadas.

Todo acceso de esa naturaleza queda registrado de forma automática, con la identidad de quien accede, la fecha y hora de inicio y de término, el motivo declarado — cuyo registro es obligatorio y no puede omitirse — y las pantallas consultadas.

Usted puede solicitar en cualquier momento, escribiendo a privacidad@arkaeconsulting.com, el detalle de los accesos que se hayan realizado a su cuenta.

Ningún asesor puede acceder a la información de otro asesor, en ninguna circunstancia.

6. Transferencias y encargados

Para operar utilizamos proveedores tecnológicos que actúan como encargados y que pueden almacenar o procesar información en servidores ubicados fuera de México, principalmente en Estados Unidos:

• Supabase — base de datos, almacenamiento de archivos y autenticación.

• Vercel — alojamiento y ejecución de la aplicación.

• Resend — envío de los correos electrónicos del servicio y de los avisos a sus clientes.

• Anthropic (Claude) — lectura automatizada de las pólizas y funcionamiento del copiloto.

• Google y Microsoft — únicamente si usted decide conectar su calendario (ver punto 12).

Sobre la lectura de pólizas con inteligencia artificial: cuando usted carga el archivo de una póliza para que el sistema extraiga sus datos, el contenido de ese documento se envía a Anthropic para su procesamiento. Ese contenido puede incluir datos personales sensibles, como información de salud en las pólizas de gastos médicos. El proveedor lo trata como encargado, bajo obligación de confidencialidad y sin utilizarlo para entrenar sus modelos. Si usted prefiere no usar esta función, puede capturar las pólizas de forma manual.

Con todos ellos existen condiciones que obligan a mantener la confidencialidad y seguridad de la información. No vendemos ni rentamos sus datos ni los de sus clientes a terceros. Sólo realizamos transferencias adicionales cuando lo exija una autoridad competente o la ley.

7. Conservación y eliminación de datos

No existe un plazo forzoso de permanencia. Si usted cancela su suscripción o deja de pagar, su cuenta se desactiva y pierde el acceso a la plataforma.

Conservaremos un respaldo de su información por un periodo de hasta 3 (tres) meses contados a partir de la baja, con el único fin de permitirle reactivar su cuenta y recuperar su información en caso de que decida regresar. Durante ese periodo usted no tendrá acceso a la plataforma.

Registro de correos enviados: para que usted pueda supervisar qué se le envió a cada cliente y cuándo, conservamos una copia del asunto y del contenido de cada correo enviado desde su cuenta, junto con el destinatario y la fecha. Esa copia corre la misma suerte que el resto de su información y se elimina junto con ella.

Transcurrido el periodo de 3 meses sin reactivación ni pago, su información y la de sus clientes serán eliminadas de forma definitiva e irreversible de nuestros sistemas, salvo aquello que debamos conservar por obligación legal.

En caso de baja por incumplimiento de las reglas de uso (ver Términos y Condiciones), la información podrá ser eliminada de inmediato y sin periodo de conservación.

8. Derechos ARCO y revocación del consentimiento

Usted tiene derecho a Acceder, Rectificar, Cancelar u Oponerse al tratamiento de sus datos personales (derechos ARCO), así como a revocar su consentimiento.

Para ejercerlos, envíe su solicitud a privacidad@arkaeconsulting.com, indicando su nombre, una forma de contacto, la descripción clara del derecho que desea ejercer y la documentación que acredite su identidad. Atenderemos su solicitud en los plazos que marca la LFPDPPP.

Tratándose de los datos de sus clientes, al ser usted el Responsable, las solicitudes ARCO de dichos clientes deben dirigirse a usted; nosotros le apoyaremos como Encargado para hacerlas efectivas.

9. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger la información, incluyendo: separación de los datos entre cuentas, de modo que ningún asesor puede acceder a la información de otro; verificación en dos pasos para el acceso; cifrado de credenciales; control de accesos por rol; registro de actividad (bitácora), incluido el de los accesos de soporte descritos en el punto 5; y monitoreo de uso indebido. Ningún sistema es 100% infalible, pero trabajamos continuamente para resguardar su información.

10. Notificación de vulneraciones de seguridad

En caso de que ocurra una vulneración de seguridad (la pérdida, robo, acceso, uso, alteración o divulgación no autorizados de datos personales) que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los titulares, el Responsable lo informará sin demora a los afectados, para que puedan tomar las medidas correspondientes en defensa de sus derechos.

La notificación indicará, al menos: la naturaleza del incidente, los datos personales comprometidos, las recomendaciones al titular para proteger sus intereses, las acciones correctivas realizadas de inmediato y los medios donde puede obtener más información.

Respecto de los datos de sus clientes finales (en los que usted es el Responsable e iAdministrador el Encargado), iAdministrador le notificará a usted, sin demora, cualquier vulneración de seguridad de la que tenga conocimiento y que afecte dichos datos, para que usted, como Responsable, cumpla su deber de informar a los titulares conforme a la LFPDPPP.

11. Cookies y tecnologías de sesión

Utilizamos cookies y tecnologías similares estrictamente necesarias para mantener su sesión iniciada, recordar dispositivos de confianza para la verificación en dos pasos y garantizar la seguridad de la cuenta. No las usamos con fines publicitarios de terceros.

12. Integración opcional con su calendario (Google u Outlook)

Conectar un calendario es opcional y tiene un solo fin: mantener sincronizadas, en su propio calendario, las citas que usted agenda dentro de iAdministrador. Se usa un calendario a la vez: al conectar uno, el otro se desconecta para que las citas no se dupliquen.

Google Calendar: iAdministrador solicita únicamente el permiso "calendar.events" (crear, leer, modificar y eliminar eventos), y nunca el acceso a la totalidad de su calendario ni a otros datos de su cuenta de Google. No leemos, analizamos ni compartimos con terceros el resto de los eventos de su calendario.

Outlook Calendar (Microsoft): si decide conectarlo, se solicitan únicamente los permisos necesarios para crear y mantener sincronizados los eventos de sus citas, con el mismo alcance limitado descrito para Google.

El token de acceso de la cuenta que conecte se almacena cifrado y aislado por asesor, y sólo se usa para las llamadas necesarias en su nombre. Usted puede desconectarlo en cualquier momento desde Configuración; al hacerlo, revocamos el token de inmediato y dejamos de tener acceso a su calendario.

El uso y la transferencia de la información obtenida a través de las APIs de Google por parte de iAdministrador se ajustan a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

13. Si usted agendó una cita desde la página pública de un asesor

Este punto va dirigido a usted si llegó a este Aviso desde la página de agendado de un asesor y no es usuario de iAdministrador.

Qué recabamos: su nombre y su correo electrónico, que son necesarios para poder confirmarle la cita, y de forma opcional su teléfono y el comentario que quiera dejar. No recabamos ningún otro dato en ese formulario.

Para qué lo usamos: únicamente para agendar la cita, enviarle la confirmación y los recordatorios correspondientes, permitirle reagendarla o cancelarla, y ponerla a disposición del asesor con quien usted decidió reunirse. No usamos sus datos con fines publicitarios ni los vendemos o rentamos a nadie.

Quién los recibe: el asesor dueño de la página en la que usted agendó, quien a partir de ese momento actúa como Responsable de sus datos. iAdministrador actúa como Encargado, es decir, los tratamos por cuenta y orden de ese asesor. Si el asesor ya lo tenía registrado como cliente, la cita se asocia a su expediente.

Sus derechos: puede solicitar el acceso, la rectificación, la cancelación o la oposición al tratamiento de sus datos, así como revocar su consentimiento, dirigiéndose al asesor con quien agendó. También puede escribirnos a privacidad@arkaeconsulting.com y le ayudaremos a canalizar su solicitud con él.

Al marcar la casilla de aceptación en el formulario de agendado, usted manifiesta que leyó y entiende este punto.

14. Cambios al Aviso de Privacidad

Podemos actualizar este Aviso. Cuando el cambio sea relevante, le pediremos aceptarlo nuevamente al iniciar sesión y/o se lo notificaremos por los medios disponibles. La versión vigente siempre estará disponible dentro de la plataforma.